Parkinsons lov: Derfor tager opgaver altid al den tid, du har

Du har hele lørdagen til at gøre rent. Du starter lidt sent, holder kaffepause, sorterer en skuffe, du alligevel var i gang med, og pludselig er klokken seks. Næste weekend ringer svigerforældrene og siger, at de kommer om en time. Huset er skinnende rent på 55 minutter.

Det er Parkinsons lov i praksis: Arbejde udvider sig, så det fylder den tid, der er til rådighed.

En satirisk tekst, der blev til en lov

Loven er opkaldt efter den britiske historiker Cyril Northcote Parkinson. I 1955 skrev han en satirisk artikel i det britiske magasin The Economist. Artiklen åbnede med den sætning, der siden er blevet kendt som Parkinsons lov.

Hans eksempel var en ældre dame, der bruger en hel dag på at sende et postkort til sin niece. Hun skal finde kortet, lede efter sine briller, slå adressen op, skrive teksten og overveje, om hun skal tage paraply med til postkassen. En travl person ville have klaret det på et par minutter.

Men Parkinson var egentlig mere optaget af bureaukrati. Han pegede på, at det britiske flådeministerium fik flere og flere ansatte i administrationen, selv om antallet af skibe i flåden faldt. Arbejdet voksede, fordi der var flere til at lave det. Artiklen blev senere til en bestseller, og “loven” blev en fast del af sproget i ledelse og projektstyring.

Hvorfor sker det?

Parkinsons lov er ikke en naturlov, men den beskriver nogle mekanismer, de fleste kan genkende:

Når der er god tid, bruger vi tid på at overveje, planlægge og finpudse. Detaljer, der ikke betyder noget for resultatet, får lov at fylde.

Vi udskyder. Når deadline ligger langt ude i fremtiden, føles opgaven ikke presserende, og vi går først rigtigt i gang, når tiden er ved at løbe ud.

Vi tilpasser ambitionsniveauet. Med en uge til en opgave forestiller vi os et mere omfattende resultat, end hvis vi kun havde en dag.

Eksempler fra hverdagen

• Pakning til ferie. Har du en uge, pakker du lidt hver dag. Har du en halv time, er kufferten lige så fyldt.
• Mødet på en time. Et møde, der er sat til en time, varer som regel en time, selv om indholdet kunne klares på 20 minutter.
• Skoleopgaven. Mange studerende kender til at have tre uger til en opgave og skrive den på de sidste tre dage.
• Indbakken. Hvis du har hele formiddagen til e-mails, bruger du hele formiddagen på e-mails.

Hvad forskningen siger om deadlines

I et kendt forsøg fra 2002 bad adfærdsøkonomen Dan Ariely og hans kollega Klaus Wertenbroch studerende om at korrekturlæse tekster. Nogle fik én deadline til sidst, andre fik jævnt fordelte deadlines undervejs, og en tredje gruppe fik lov at sætte deres egne deadlines.

De studerende med jævnt fordelte deadlines fandt flest fejl og afleverede mest til tiden. Dem med én deadline til sidst klarede sig dårligst. Mange korte deadlines ser altså ud til at virke bedre end én lang.

Sådan bruger du Parkinsons lov til din fordel

Sæt kortere deadlines. Giv dig selv mindre tid, end du tror, du skal bruge, og se, hvad der sker. Mange bliver overraskede over, hvor meget de kan nå.

Brug tidsbokse. Sæt et fast tidsrum af til en opgave, fx 45 minutter, og stop, når tiden er gået. Det tvinger dig til at prioritere det vigtigste.

Del store opgaver op. Lav delmål med hver sin deadline, så du ikke skubber hele opgaven til sidste øjeblik.

Gør møderne kortere. Prøv at sætte møder til 25 eller 45 minutter i stedet for 30 og 60. Det giver luft mellem møderne, og indholdet tilpasser sig.

Definér “færdig”. Beslut på forhånd, hvad et godt nok resultat er, så opgaven ikke vokser undervejs.

Pas dog på ikke at overdrive. For stramme deadlines kan give stress og dårligere kvalitet, og nogle opgaver har brug for tid til eftertanke.

Parkinsons andre lov

Parkinson formulerede også loven om trivialitet. Den beskriver, hvordan en bestyrelse kan bruge to minutter på at godkende et atomkraftværk til mange millioner og en time på at diskutere farven på et cykelskur. Det, alle forstår, får mest opmærksomhed. Mange vil kunne genkende fænomenet fra møder på arbejdet og i grundejerforeningen.